Privacy- en Cookiebeleid
Vriendenboeken.nl spant zich in om de privacy van bezoekers, gebruikers en klanten van de website van Vriendenboeken.nl zo goed mogelijk te beschermen. Je persoonlijke gegevens worden zorgvuldig behandeld en beveiligd. We leggen je graag uit welke informatie we bij het gebruik van onze website van jou als bezoeker, gebruiker en klant verzamelen, hoe we dat doen, hoe we deze informatie gebruiken en welke rechten je hebt met betrekking tot je persoonsgegevens.
1. Gegevensgebruik
Bij het bezoeken van onze website en het maken van een vriendenboek verkrijgen wij bepaalde gegevens van je. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Wij gebruiken en bewaren uitsluitend de persoonsgegevens die door jezelf worden opgegeven (bijvoorbeeld via het offerteformulier, het contactformulier, het aanmaken van een account voor een vriendenboek of het plaatsen van een bestelling).
2. Doel gegevensverwerking
Wij verzamelen en verwerken gegevens voor de volgende doeleinden:
- Om je in staat te stellen een vriendenboek te maken.
- Om je bestelling uit te voeren.
- Om vragen van bezoekers, gebruikers en klanten van onze website te beantwoorden.
- Om je te informeren over nieuws en aanbiedingen via onze nieuwsbrief.
- Om je uit te nodigen voor een review als je een bestelling hebt geplaatst.
- Om de functionaliteit en prestaties van onze website te waarborgen.
3. Derde partijen
We geven jouw gegevens alleen door aan andere bedrijven als zij specifieke diensten voor ons uitvoeren: de drukkerij, de vervoerder van het vriendenboek, de websitebeheerder, hosting service, online betaaldienstverlener, reviewbedrijf en e-mail servicebedrijf. Wij geven daarbij alleen de gegevens door die zij nodig hebben voor de uitvoering van hun specifieke dienst. Je gegevens delen we verder niet tenzij:
- je daar vooraf toestemming voor hebt gegeven (bijvoorbeeld als we een foto en je naam mogen delen op onze social media)
- Vriendenboeken.nl hiertoe verplicht is op grond van (inter)nationale wet- en regelgeving of een rechterlijk vonnis.
4. Gegevens die jij ons geeft
Vriendenboeken.nl verzamelt de volgende gegevens:
a. Registratie en beheren van je account
Naam, mailadres en wachtwoord. Je wachtwoord is veilig gecodeerd. Heb je een account dan kun je een vriendenboek maken en bestellen. In je account kun je de volgende informatie vinden: registratiegegevens, vriendenboeken waar je mee bezig bent, het voorbeeld van je vriendenboek en eventuele eerdere bestellingen.
b. Maken vriendenboek
Maak je een vriendenboek dan voeg je meestal deelnemers en de bijbehorende mailadressen toe aan je vriendenboek. Informatie over mailadressen vriendenboek kun je lezen bij punt 4.k.
c. Bestelling
Pas wanneer je een vriendenboek bestelt vul je je afleveradres in. Je e-mailadres wordt gebruikt om je bestelling te bevestigen en je een track en trace code te sturen en als wij vragen hebben over je bestelling. Je telefoonnummer wordt alleen gebruikt voor vragen over het vriendenboek dat je hebt besteld. Je telefoonnummer wordt niet gebruikt voor andere doeleinden. Je adres wordt alleen gebruikt om je vriendenboek af te leveren.
d. Klantenservice
Het contact met onze klantenservice gaat via de mail, het contactformulier en telefoon. Mailgegevens en informatie van het contactformulier worden door ons twee tot drie jaar bewaard. Op deze manier kunnen we je beter van dienst zijn als je weer contact met ons opneemt. Informatie over telefoongesprekken worden door ons niet online opgeslagen. Eventuele aantekeningen worden bewaard tot je vriendenboek is afgeleverd.
e. Offertes
Vraag je bij ons een offerte aan dan registeren wij je naam en mailadres. Naam van school, sportvereniging en telefoonnummer is vrijwillig. Wij bewaren deze informatie maximaal twee jaar.
f. Gegevens promotionele acties en prijsvragen social media
Als je meedoet aan een prijsvraag op onze social media en je hebt gewonnen, dan vragen we om je naam en e-mailadres. Met deze gegevens kunnen we prijswinnaars laten weten dat ze hebben gewonnen en een mail sturen met uitleg.
g. Facturen
Zodra je een vriendenboek bestelt ontvang je van ons in de bevestigingsmail met daarin een factuur. Deze facturen bewaren wij zolang dat wettelijk nodig is.
h. Betaalgegevens
Wij registreren geen betaalgegevens zoals creditcardnummers en bankrekeningnummers. De betaling van je vriendenboek geschiedt via de online betaaldienstverlener Multisafepay. Een overzicht van persoonsgegevens van consumenten vind je op de website van Multisafepay.
i. Reviews en opmerkingen
Als je een vriendenboek hebt besteld horen wij graag je mening over ons product, onze service en verdere ervaringen met onze website. Voor het schrijven van klantenreviews maken wij gebruik van de Feedback Company. Schrijf je een review dan verzamelt de Feedback Company persoonsgegevens van je. Ervaringen van klanten worden roulerend weergegeven op onze website. Ook op facebook kun je een review over onze schrijven.
j. Nieuwsbrief
Wij ontvangen je naam en mailadres wanneer je je via de onze website inschrijft voor onze nieuwsbrief. Wij maken daarbij gebruik van double opt-in. Nadat je ons je e-mailadres hebt gegeven, sturen wij je een bevestigingsmail. Alleen als je op de bevestigingslink in de e-mail klikt, wordt je e-mailadres toegevoegd aan onze mailinglijst. Als je onze nieuwsbrief niet langer wilt ontvangen kun je je uitschrijven via de afmeldlink onderaan de nieuwsbrief.
Heb je een vriendenboek besteld dan ontvang je onze nieuwsbrief. Als je onze nieuwsbrief niet wilt ontvangen kun je je uitschrijven via de afmeldlink onderaan de nieuwsbrief.
k. Mailadressen deelnemers
Met de mailadressen van deelnemers aan het vriendenboek wordt niets gedaan.
oude software online tot 1 augustus 2020
Mailadressen deelnemers aan een vriendenboek worden automatisch verwijderd nadat het bestelde vriendenboek is verwijderd van de server (binnen zes tot acht weken na de bestelling van het vriendenboek). Meer informatie over bewaartermijn vriendenboeken tref je aan bij punt 6. Mailadressen van deelnemers aan een vriendenboek dat niet is besteld worden automatisch verwijderd zodra het vriendenboek wordt verwijderd van de server (zie informatie bewaartermijn server vriendenboeken die niet zijn afgerond).
nieuwe software vanaf 20 april 2020
Zodra een vriendenboek wordt besteld is een vriendenboek niet meer actief. Alleen de beheerder kan een boek weer activeren door het vriendenboek te kopiëren.
oude en nieuwe software
Als beheerder heb je altijd de mogelijkheid om een vriendenboek dat niet is besteld te verwijderen van je account. Op dat moment worden alle deelnemers van je vriendenboek ook verwijderd.
5. Gegevens die wij automatisch verzamelen als je onze website bezoekt - Cookies
Wij streven ernaar om onze website te blijven verbeteren. Wij maken daarvoor gebruik van zogenaamde sessie cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat op de harde schijf van een computer wordt opgeslagen. Deze cookies bevatten geen persoonsgegevens. Wij zien via Google Analytics alleen wanneer en hoe laat onze website wordt bezocht, welke pagina’s worden bezocht, de browserinstellingen, het besturingssysteem en het IP-adres. Deze cookies worden automatisch verwijderd zodra je jouw webbrowser afsluit. Deze gegevens zijn anoniem dus je privacy is gewaarborgd.
Cookies weigeren
Je kunt zelf beslissen of je cookies wilt accepteren of weigeren. Wil je de cookies van onze website niet geplaatst hebben dan kun je daarvoor kiezen in de cookiemelding die je te zien krijgt bij je eerste bezoek aan onze website. Ook kun je je browser zo instellen dat je het plaatsen van cookies blokkeert. Blokkeer je alle cookies dan kan het zijn dat websites minder goed werken. Je kunt ook alleen de ongewenste cookies uitschakelen. Dit kun kun je doen in je browser bij instellingen. Houd er wel rekening mee dat sommige functies van onze website mogelijk niet werken als je het gebruik van cookies uitschakelt.
6. Bewaartermijn vriendenboeken
1. besteld vriendenboek
oude software
Na het geven van de opdracht wordt het bestand van het vriendenboek 6 tot 10 weken bewaard op de server van Vriendenboeken.nl. Daarna wordt je vriendenboekbestand nog één jaar bewaard op een externe harde schijf. Zolang het vriendenboek nog op de server staat heb je als klant de mogelijkheid nogmaals één of meerdere exemplaren van hetzelfde vriendenboek te bestellen, de inhoud van het vriendenboek aan te passen en het voorbeeld vriendenboek te bekijken. De preview is een pdf en kun je altijd zelf opslaan, daarvoor hoef je geen bestelling te plaatsen. Indien je als klant behoefte hebt aan een langere bewaartermijn op de server dan kan dat. Nadat het vriendenboek is geleverd word je als klant persoonlijk geïnformeerd via een e-mail over de bewaartermijn van je vriendenboek. Wil je je vriendenboek langer online bewaren dan dien je hierover binnen 6 weken na de besteldatum zelf contact op te nemen met Vriendenboeken.nl of te reageren op de mail met informatie op de bewaartermijn van je vriendenboek.
Controleren of je vriendenboek nog op de server staat van Vriendenboeken.nl kun je via je beheerdersaccount. Is je vriendenboek niet meer online dan zie je de melding ‘Boek niet meer beschikbaar’.
Per 1 augustus 2020 is de oude software offline en zijn alle vriendenboeken die via deze software zijn gemaakt verwijderd.
nieuwe software
Zodra een vriendenboek is besteld is een vriendenboek 'niet meer actief'. De eindredacteur van het vriendenboek kan het vriendenboek daarna weer activeren (kopiëren) voor bijvoorbeeld een nabestelling. Heractiveren van een vriendenboek kan tot ongeveer een jaar na de bestelling. Daarna worden de foto's in het bestelde vriendenboek verwijderd. Op dit moment zijn van de vriendenboeken die zijn besteld voor 13 januari 2022 de teksten nog aanwezig, maar zijn de toegevoegde foto's niet meer beschikbaar.
Drukkerij
De drukkerij bewaart drie tot zes maanden het productiebestand. De klant kan exact hetzelfde vriendenboek binnen drie tot zes maanden nog een keer nabestellen ondanks dat het boek van de server is verwijderd. Als klant word je hierover geïnformeerd in dezelfde mail waarin informatie staat over de bewaartermijn van je vriendenboek.
Als eindredacteur heb je altijd de mogelijkheid om je vriendenboek te verwijderen van je account en dus van de server. Dit kan nadat je je vriendenboek hebt besteld, maar ook als je je vriendenboek niet hebt afgerond.
2. vriendenboeken die zijn niet afgerond
Vriendenboeken die niet worden afgerond en dus niet worden besteld blijven één jaar online staan en worden daarna verwijderd en niet opgeslagen op een externe harde schijf. Controleren of je vriendenboek nog op de server staat van Vriendenboeken.nl kun je via je beheerdersaccount.
Als eindredacteur heb je altijd de mogelijkheid om je vriendenboek te verwijderen van je account en dus van de server.
7. Links naar andere websites van derden
Onze internetpagina’s bevatten links naar andere websites. Deze privacy- en cookieverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met je persoonsgegevens omgaan. Wij raden je dan ook aan om de privacy policy van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.
8. Toegang tot en inzicht in de persoonsgegevens die we van je hebben
a. Registratie, geen boek
Heb je je geregistreerd dan hebben wij je mailadres, de naam die je hebt opgegeven en eventueel (alleen voor nieuwe software) een telefoonnummer. Dit laatste is echter vrijwillig. Als je wilt dat we deze verwijderen dan kan dat natuurlijk. Stuur ons een mail via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. en wij verwijderen je registratiegegevens.
b. Vriendenboek gemaakt
Als je een account hebt op Vriendenboeken.nl, kun je inloggen op je account en bij ‘mijn profiel’ zien welke informatie we over je hebben voordat je je bestelling hebt geplaatst, t.w. naam, mailadres en eventueel telefoonnummer (nieuwe software). Bij ‘vrienden’ kun je zien welke deelnemers (namen en mailadressen) je hebt uitgenodigd. Is je boek verwijderd van de server dan zijn ook de gegevens van de deelnemers aan je vriendenboek verwijderd (oude software tot 1 augustus 2020). Heb je een vriendenboek gemaakt via onze nieuwe software dan zijn deze gegevens verwijderd nadat je je vriendenboek hebt besteld. Heb je een bestelling geplaatst dan hebben wij nog de volgende aanvullende informatie van je: je factuur met (aflever)adres. Deze informatie bewaren wij zolang wettig noodzakelijk.
Wil je je registratiegegevens verwijderen dan kan dat natuurlijk. Stuur ons een mail via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.wij verwijderen je registratiegegevens.
c. Deelnemer vriendenboek
Als je geen account hebt of je niet geregistreerd, dan kunnen wij alleen informatie over je hebben (naam, mailadres) als je hebt meegewerkt aan een vriendenboek. Deze informatie is echter niet meer beschikbaar als het vriendenboek is verwijderd van de server tenzij je je hebt ingeschreven voor de nieuwsbrief (oude software). Bij de nieuwe software is deze informatie niet meer beschikbaar zodra het vriendenboek is besteld. Wil je meer weten of je eigen persoonsgegevens dan kun je een e-mail sturen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. en informatie over je persoonsgegevens opvragen.
9. Beveiliging van je gegevens
Vriendenboeken.nl gaat zorgvuldig om met je gegevens. Wij werken met een HTTPS versleutelde server. Je kunt dit zien omdat ons internetadres begint met "https" en een klein symbool van een hangslotje welke wordt weergegeven in de adresbalk van je browser. Wanneer het slotje gesloten is, is het een beveiligde overdracht. Een vriendenboek met teksten en afbeeldingen is daarnaast door jou beveiligd met je mailadres en het door jou gekozen wachtwoord. Deelnemers aan het vriendenboek kunnen alleen hun eigen vriendenpagina bekijken. Als beheerder ben jij de enige die het complete vriendenboek ziet in de preview oftewel voorbeeld vriendenboek. Wees daarom zorgvuldig met je wachtwoord en deel het niet met anderen. Ook kun je, mocht je dat willen, je wachtwoord zelf regelmatig wijzigen.
10. Je wettelijke rechten
Je mag Vriendenboeken.nl vragen om inzage in de gegevens die van je zijn opgeslagen. Ook kun je ons verzoeken deze gegevens te wijzigen, te verplaatsten, aan te vullen of te verwijderen. Dit kun je doen door contact met ons op te nemen via het contactformulier of ons een e-mail te sturen via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Natuurlijk helpen wij je graag als je klachten hebt over de verwerking van je persoonsgegevens. Mochten we er samen niet uitkomen, dan heb je op grond van de privacywetgeving ook recht om een klacht in te dienen bij de privacy toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.
11. Wijzigingen Privacy- en Cookiebeleid
Ons Privacy- en Cookiebeleid kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. We zullen elke bijgewerkte versie op deze pagina zetten met vermelding van de datum.
update 7 april 2023